Отдел внутриведомственного взаимодействия и документационного обеспечения

 Основные задачи отдела

 Основными задачами отдела являются:

- организация взаимодействия министерства с федеральными органами исполнительной   власти,  территориальными   органами   федеральных  органов исполнительной власти, исполнительными органами государственной власти Астраханской области, органами местного самоуправления муниципальных образований Астраханской области, общественными объединениями, иными органами и организациями в пределах установленной компетенции;

- организация внутриведомственного взаимодействия в министерстве;

- организация документационного обеспечения деятельности министерства;

- организация приема граждан, обеспечение объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, принятие по ним решений и направление ответов заявителям в установленный законодательством  Российской Федерации срок;

- осуществление в соответствии с законодательством  Российской Федерации работ по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образующихся в процессе деятельности министерства;

- заключение в установленном порядке соглашений с федеральными органами исполнительной власти, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, исполнительными органами государственной власти Астраханской области, органами местного самоуправления муниципальных образований Астраханской области, иными органами и организациями;

- подготовка запросов и получение в установленном порядке от федеральных органов исполнительной власти, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, исполнительных органов государственной власти Астраханской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Астраханской области, иных органов и организаций материалов и информации по вопросам, отнесенным к компетенции министерства;

- привлечение в установленном порядке для разработки вопросов, входящих в компетенцию министерства, научно-исследовательских и образовательных организаций, ученых и специалистов;

- подготовка и проведение конференций, семинаров, выставок, соревнований, смотров, совещаний и встреч по вопросам, отнесенным к компетенции министерства;

- организация работы совещательных и координационных органов (советов, комиссий, рабочих групп);

- разработка и внесение в установленном порядке проектов постановлений и распоряжений Губернатора Астраханской области и Правительства Астраханской области по вопросам, отнесенным к компетенции министерства;

- организация документационного, организационного, технического и информационного обеспечения деятельности министерства;

-  обеспечение единого порядка подготовки документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

- организация и обеспечение функционирования единой системы делопроизводства в министерстве, а также электронного документооборота с использованием программного продукта DIRECTUM;

- организация и ведение систематизированного учета и хранения правовых актов министерства;

- ведение учета(регистрации), выдачаи рассылкадокументов, содержащихсведения конфиденциального характера, а также учет организационно-распорядительных, нормативных и методических материалов (документов) длительного пользования;

- организация планирования работы министерства;

- организационно-техническое обеспечение мероприятий, проводимых министерством и при участии министерства;

- организация подготовки информации о деятельности министерства для размещения в средствах массовой информации, в информационно-теле-коммуникационной сети Интернет, а также по запросам, поступающим в министерство.

Основные функции отдела

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие основные функции:

 Организует:

- взаимодействие министерства с федеральными органами исполнительной власти, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, исполнительными органами государственной власти Астраханской области, органами местного самоуправления муниципальных образований Астраханской области, общественными объединениями, иными органами и организациями в пределах установленной компетенции;

-  внутриведомственное взаимодействие в министерстве;

- документационное обеспечение деятельности министерства;

- делопроизводство, осуществление методического руководства по совершенствованию делопроизводства, разработку инструкции о порядке ведения делопроизводства в министерстве, ее внедрения и оказания методической помощи структурным подразделениям, осуществление контроля за ведением делопроизводства структурными подразделениями министерства, техническое обеспечение работы с документами, хранение дел до сдачи в архив;

- разработку и внедрение нормативных  и методических документов по вопросам совершенствования документационного обеспечения министерства;

- внедрение прогрессивных технологий документационного обеспечения деятельности министерства на базе применения вычислительной и оргтехники;

- осуществление своевременной  регистрации документов, их экспедиционной обработки, доставки корреспонденции, передачу по назначению входящей корреспонденции, внутренней документации;

- рассмотрение в установленном порядке поступивших в министерство писем, заявлений граждан по вопросам, входящим в компетенцию отдела, техническое обеспечение работы с документами;

- проведение в установленном порядке обучающих мероприятий, семинаров и совещаний по вопросам, входящим в компетенцию отдела, а также участие в работе семинаров;

- подготовку информации о деятельности министерства для размещения в средствах массовой информации, в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, а также по запросам, поступающим в министерство;

- обеспечение министерства бланками постановлений, распоряжений Губернатора Астраханской области и Правительства Астраханской области, бланками писем, приказов, распоряжений и постановлений министерства, учет и регистрацию бланков строгой отчетности;

- планирование работы министерства на год, квартал, месяц;

- осуществление контроля за исполнением протоколов заседаний Правительства Астраханской области, рабочих встреч Губернатора и председателя Правительства Астраханской области, выездных заседаний и совещаний с участием членов Правительства области;

- организационно-техническое обеспечение проведения заседаний и совещаний;

- работу приемной министра;

- необходимые мероприятия по участию сельскохозяйственных товаропроизводителей в отраслевых выставках, ярмарках, выставках-продажах для информирования потенциальных покупателей и  расширения рынков сбыта;

- хранения гербовой печати министерства.

 Осуществляет контроль за:

-           правильностью оформления документов, представляемых на подпись министру;

-           работой с системой электронного документооборота и управления взаимодействием программного продукта DIRECTUM;

-           соблюдением руководителями структурных подразделений министерства, служб, находящихся в ведомственном подчинении министерства, сроков исполнения поступивших документов органов государственной власти, служебных писем,  обращений граждан;

-           своевременным представлением работниками министерства, служб, находящихся в ведомственном подчинении министерства, необходимых материалов к заседаниям, совещаниям, встречам и мероприятиям с участием министра или его заместителей;

-  деятельностью подведомственных министерству отраслевых предприятий и учреждений в части компетенции отдела.